Pentingnya dan Manfaat Sertifikasi ISO 9001 di Perusahaan dan Industri

Sertifikasi ISO 9001 adalah suatu standar bertaraf internasional di bidang Sistem Manajemen Mutu. Jika suatu perusahaan/lembaga atau organisasi telah mendapatkan sertifikasi ISO 9001, ../

/...maka perusahaan tersebut telah sesuai dan memenuhi persyaratan internasional dalam hal Sistem Manajemen Mutu. 

Daftar Isi :

• • 1. Pengantar
  • 2. Pengertian
  • 3. Pentingnya dan Manfaat ISO 9001
  • 4. Prinsip
  • 5. Tingkatan Dokumen
  • 5.1. Level 1 : Manual
  • 5.2. Level 2 : Prosedur
  • 5.3. Level 3 : Work Instruction/ SOP
  • 5.4. Level 4 : Record Sheet/ Rekaman Aktifitas
  • 6. Proses Sertifikasi
  • 7. Publikasi ISO 9001

Pengantar

Pada dasarnya suatu sistem manajemen mutu mengarah pada apa yang perusahaan/lembaga atau organisasi lakukan untuk melakukan proses atau aktivitas, sehingga produk/jasa yang dihasilkan memenuhi harapan terutama dalam hal kualitas serta mendapat kepercayaan pelanggan atau calon pelanggan.

ISO 9001:2015 adalah versi terbaru dan merupakan salah satu framework standar manajemen mutu  yang diakui internasional. ISO 9001 sendiri telah mengalami perkembangan dan revisi sejak 1980, 1987, 1994, 2000, 2008, dan 2015 menyesuaikan kebutuhan manajemen kualitas sesuai dengan perekembangan atas kebutuhan pelanggan.

Pengertian

ISO 9001 menetapkan kriteria untuk sistem manajemen mutu dan merupakan standar yang dapat disertifikasi (walaupun ini bukan persyaratan). Srtifikasi ISO 9001 dapat digunakan oleh organisasi mana pun, besar atau kecil, terlepas dari bidang aktivitasnya. Faktanya, ada lebih dari satu juta perusahaan dan organisasi di lebih dari 170 negara yang bersertifikat ISO 9001.

Standar ini didasarkan pada sejumlah prinsip manajemen mutu termasuk fokus pelanggan yang tinggi, motivasi dan perhatian dari manajemen puncak, pendekatan proses dan peningkatan berkelanjutan (continuous improvement). Prinsip-prinsip ini dijelaskan lebih rinci dalam prinsip-prinsip manajemen mutu ISO. Menggunakan ISO 9001 membantu memastikan bahwa pelanggan mendapatkan produk dan layanan yang konsisten dan berkualitas baik, yang pada gilirannya membawa banyak keuntungan bisnis.

ISO atau International Organization for Standardization adalah organisasi internasional non-pemerintah independen dengan keanggotaan 168 badan standar nasional. ISO 9001 artinya lembaga/organisasi yang telah mendapatkan akreditasi (pengakuan dari pihak lain yang independen); yaitu ISO tersebut, serta dapat dikatakan telah memenuhi persyaratan internasional dalam hal sistem manajemen mutu produk/jasa yang dihasilkannya.

Generic Generic berarti standar yang sama dapat diterapkan pada berbagai organisasi, besar ataupun kecil, apapun product dan layanannya, dalam sembarang aktivitas suatu sektor, dan apakah itu adalah perusahaan business, layanan publik atau departemen pemerintahan.

Pentingnya dan Manfaat ISO 9001

Fokus utama Sistem Manajemen Mutu adalah untuk memenuhi dan memberi lebih dari sekedar kebutuhan pelanggan. Fokus ini akan memberikan kontribusi besar untuk keberhasilan organisasi dalam jangka panjang. ISO 9001 menyediakan infrastruktur, prosedur, proses dan sumber daya yang dibutuhkan untuk membantu organisasi memonitor, meningkatkan dan mengoptimalkan kinerja demi mendorong efektifitas, efisiensi, layanan pelanggan dan keunggulan produk. Sertifikasi ISO 9001 membantu organisasi untuk menyampaikan proses keterlibatan para stakeholder, reputasi organisasi, Kepuasan pelanggan dan Manfaat kompetitif.

Beberapa manfaat yang didapatkan dari Sertifikasi ISO 9001; antara lain adalah sbb :

1. Perusahaan memiliki sistem jaminan kualitas dan mutu yang terstandarisasi internasional.
2. Memiliki sistem jaminan kualitas bisa meningkatkan kepercayaan pelanggan maupun partner.
3. Kualitas produk yang terjamin memiliki implikasi secara langsung ataupun tidak pada kepuasan pelanggan.
4. Penetapan risiko dan peluang yang dikaitkan dengan konteks dan sasaran organisasi.
5. Mencegah terjadinya kegagalan proses dan kerugian akibat terjadinya ketidaksesuaian mutu produk dan jasa.
6. Memiliki sertifikasi ISO 9001 mengharuskan adanya sistem yang terdokumentasi dengan baik di perusahaan. 
7. Dengan adanya dokumentasi terhadap sistem dapat mempermudah perusahaan untuk melakukan audit secara internal.

Prinsip

1. Customer Focus (Fokus pada pelanggan)
2. Leadership (Kepemimpinan)
3. Engagement of People (Keterlibatan sumber daya manusia)
4. Process Approach (Pendekatan proses)
5. Improvement (Peningkatan secara terus menerus)
6. Evidence-Based Decision Making (Pengambilan keputusan berdasarkan data dan fakta)
7. Relationship Management (Manajemen hubungan dengan stakeholder)

Tingkatan Dokumen

Prinsip ini kemudian dituangkan dalam dokumentasi biasanya terdiri dari 4 (empat) level; yaitu :

1) Level 1 : Manual
Dokumen Manual Sistem Manajemen Mutu merupakan penjelasan ringkas perihal upaya dalam perusahaan memenuhi persyaratan standar ISO yang akan diimplementasikan. Dokumen Manual menjelaskan dan memberikan informasi tentang ruang lingkup perusahaan, kebijakan-kebijakan perusahaan, penjelasan bisnis proses perusahaan, penanggung jawab mutu atau Management Representative, struktur organisasi, tanggung jawab manajemen, dan bisnis proses atau interaksi antara proses kerja. Didalam bisnis proses dijelaskan tentang prosedur (dokumen) apa yang ada.

2) Level 2 : Prosedur
Dokumen Prosedur berada satu tingkat dibawah dari Manual Sistem Manajemen Mutu. Prosedur menjelaskan bagaimana cara menjalankan berbagai aktifitas bisnis yang merupakan bagian dari proses bisnis secara keseluruhan. Prosedur umumnya menjelaskan perihal urutan proses dari suatu aktifitas bisnis. Sebagai contoh Proses Pengembangan SDM, menjelaskan tentang flow proses dan konsep yang diterapkan, siapa penanggung jawabnya, dan kaitannya dengan regulasi yang ada; dll.

3) Level 3 : Work Instruction/ SOP
Dokumen Work Instruction/ SOP menguraikan secara rinci tahapan teknis dalam pelaksanaan suatu aktifita yang merupakan sub-bagian dari prosedur. Dokumen Work Instruction/ SOP menjelaskan secara detail tahapan proses dari suatu aktifitas kerja; termasuk pelaku dan penanggung jawabnya. Work Instruction/ SOP merupakan bagian dari prosedur; misalnya Work Instruction/ SOP tentang Pelaksanaan Pelatihan yang merupakan bagian dari Prosedur Pengembangan SDM. Dokumen ini menjelaskan bagaimana perusahaan melakukan suatu pekerjaan dengan mengurangi atau menghindari potensi kesalahan terhadap suatu pekerjaan; karena semua langkah telah dituliskan.

4) Level 4 : Record Sheet/ Rekaman Aktifitas
Record Sheet/ Rekaman Aktifitas adalah dokumen untuk menunjukkan bahwa perusahaan telah melaksanakan suatu pekerjaan dan umumnya didalamnya tercantum tanggal atau waktu pelaksanaannya. Sebagai contoh jika Pelatihan karyawan telah dilaksanakan; ada rekaman tentang pelaksanaan pelatihan tersebut; tanggal, peserta, materi, instruktur, dll. Record Sheet/ Rekaman Aktifitas dapat dijadikan sebagai bukti terhadap apa yang telah terjadi dan dapat menunjukkan apakah proses telah berjalan sesuai standar yang ditetapakan atau tidak sehingga perlu dikendalikan. Record Sheet/ Rekaman Aktifitas dapat dijadikan data untuk analisa dan evaluasi suatu aktifitas; sehingga dapat dilakukan improvement pada aktifitas berikutnya.

Standar ISO 9001 menggunakan pendekatan manajemen mutu  berorientasi pada proses. Untuk memastikan tingkat keberhasilan manajemen kualitas berorientasi proses, maka ISO 9001 menggunakan penerapan Siklus Deming – PDCA (Plan-Do-Check-Action).

Proses Sertifikasi

ISO 9001:2015 menetapkan persyaratan untuk sistem manajemen mutu; dan perusahaan/ lembaga atau organisasi yang akan disertifikasi diharuskan :

1. perlu menunjukkan kemampuannya untuk secara konsisten menyediakan produk dan layanan yang memenuhi persyaratan pelanggan dan undang-undang dan peraturan yang berlaku, dan
2. bertujuan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan melalui penerapan sistem yang efektif, termasuk proses untuk perbaikan sistem dan jaminan kesesuaian dengan pelanggan dan persyaratan undang-undang dan peraturan yang berlaku.

Semua persyaratan ISO 9001:2015 bersifat umum dan dimaksudkan untuk diterapkan pada organisasi mana pun, terlepas dari jenis atau ukurannya, atau produk dan layanan jasa yang disediakannya.

Selanjutnya adalah mengajukan kepada pihak ISO yang biasanya untuk Setrtifikasi ISO 9001 telah ditunjuk institusi atau organisasi yang berwenang melakukannya; contohnya di Indonesia yang dikenal adalah Sucofindo; dan beberapa yang lainnya.

Kemudian perusahaan akan diminta untuk memenuhi persyaratan dokumen tertentu; dilanjutkan dengan pelatihan dan bimbingan tentang penerapan ISO 9001 di perusahaan. Jika sudah siap dilanjutkan dengan proses audit; review hasil audit dan pemberian sertifikat jika dianggap lulus dan memenuhi persyaratan.

Publikasi ISO 9001

Setelah perusahaan/ lembaga atau organisasi mendapat Sertifikasi ISO 9001 misalnya ISO 9001:2015, maka biasanya secara resmi akan diberikan izin penggunaan logo sertifikasi ISO 9001:2015. Lisensi penggunaan logo tersebut diterbitkan bersamaan dengan pemberian Sertifikat ISO 9001:2015. 

Secara umum logo ISO 9001:2015 akan diperbolehkan untuk dicantumkan pada kop surat, dokumen perusahaan, pamflet, dan website. Maka dengan demikian masyarakat umum termasuk pelanggan dan calon pelanggan akan mengetahui bahwa perusahaan perusahaan/ lembaga atau organisasi telah menerapkan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015

Referensi :

1. ISO (International Organization for Standardization); ISO 9001:2015
2. Wikipedia; ISO 9001
3. Binus University; ISO 9001:2015 Pengantar Standar Manajemen Mutu
4. Farmasi Industri; Tingkatan Dokumen dalam Sistem Manajemen ISO 9001
5. Disnakertrans Propinsi Banten; Mengenal Sertifikasi ISO 9001 2015 Sistem Manajemen Mutu
6. Sucofindo; Penjelasan ISO 9001.

Baca Juga :

1. Kualitas Layanan Jasa Cleaning Service
2. Rental Mobil menurunkan Risiko dan Biaya