Artikel

Mengenal tentang Administrasi Pergudangan

administrasi-gudang

Gudang adalah fasilitas yang berfungsi sebagai lokasi penyimpanan dan penyaluran barang  dari  supplier,  hingga barang sampai ke pengguna.  Dalam  prakteknya, perusahaan cenderung memiliki prosentase ketidakpastian akan permintaan barang terutama menyangkut delivery time, meskipun telah direncanakan dengan baik. 

Daftar Isi :

Gudang

Kondisi ini  mendorong  munculnya  kebijakan perusahaan  untuk melakukan persediaan (inventory) agar permintaan barang dapat  dipenuhi dan dilayani dengan efektif dan efisien.  Dengan adanya kebijakan mengenai inventory ini  mendorong perusahaan untuk menyediakan fasilitas gudang sebagai tempat untuk menyimpan barang inventory.

Aktifitas dalam pergudangan tidak  hanya  merupakan  kegiatan  penyimpanan barang saja, namun meliputi proses penanganan  barang  mulai  dari  penerimaan  barang  dan pencatatn, penyimpanan, pemeliharaan, pemilihan, pelabelan, sampai dengan proses pengiriman barang. Melalui manajemen pergudangan (Inventory Management) maka akan dapat dilakukan pengelolaan pergudangan; antara lain memperpendek  jarak transportasi dalam pendistribusian barang dan juga dapat meningkatkan frekuensi pengambilan barang dan pengiriman ke pegguna.

Administrasi Pergudangan

Proses Administrasi Pergudangan; adalah aktifitas mengurus data-data gudang seperti : pemesanan barang, data persedian, data pengeluaran barang, data permintaan,  bahkan  sampai  peramalan  permintaan.  Dengan semakin banyaknya jumlah dan jenis barang maka sistem pergudangan akan semakin kompleks, pada saatnya akan diperlukan software untuk menangani semuanya secara terintegrasi. Jika ruang lingkup administrasi pergudangan tidak dapat dikelola dengan baik, maka yang akan menanggung akibatnya adalah para pengguna, dan operasional produksi akan mengalami hambatan.
Aktifitas Administrasi Pergudangan.


1. Sistem dan Data Permintaan dan Pengeluaran Barang
Gudang  menyimpan  barang-barang  tertentu, dan akan mengeluarkannya dalam jenis dan jumlah tertentu; sesuai dengan permintaan pengguna.  Pemesanan dilakukan oleh pihak purchasing berdasarkan kebutuhan pengeluaran dan data permintaan dari pengguna. Pengguna melakukan permintaan barang ke Gudang setelah mendapat persetujuan dari manajemen perusahaan; yang secara umum akan di periksa urgensinya; serta kesesuaian antara permintaan dengan barang yang ada di Gudang; baik fisik (spesifikasi) maupun dokumennya.


2. Sistem dan Data (Inventory) Barang
Administrasi menjadi ujung tombak seluruh pencatatan arus keluar masuk barang, sehingga   pengendalian   operasional   lebih  dimudahkan dengan adanya akurasi data. Administrasi Pergudangan harus memilki catatan dan data perihal semua barang yang ada di gudang; kesuaian anatara data dokumen dengan fisik barang; serta status barang. Bahkan pada kondisi tertentu harus dapat menampilkan query data untuk kebutuhan tertentu; misalnya satu jenis barang yang telah tersimpan di gudang lebih dari 1 tahun.


3. Sistem dan Data Penerimaan Barang
Penerimaan  barang  merupakan  segala  awal  arus  barang  yang  bergerak digudang.   Penerimaan   barang   dari   pemasok   atau rekanan   memang kelihatan mudah, namun bila hal ini, tidak memiliki sistem yang mengatur, maka  bisa  dipastikan  akan  mengganggu  produktifitas. Semua barang yang diterima harus dalam kondisi baik, layak pakai, sesuai spesifikasinya dengan standar permintaan, begitu juga dengan jumlah, dll., sehingga perlu dan penting dilakukan Pemeriksaan Barang Masuk (Incoming Receiving Inspection). Penerimaan barang cukup kompleks karena didalamnya terlibat pemeriksaan mutu barang; untuk menghindari komplain dari pengguna atas kaulitas barang.

Perlunya SDM yang Kompeten

Proses dan aktifitas administrasi yang terjadi didalam rangka  pelaksanaan tanggung jawab atas barang-barang dalam gudang,  maka  kepala gudang harus membuat/mengadakan pembukuan atas barang-barang.   Didalam gudangnya, kepala gudang  harus  membuat  sistem  pembukuan  sedemikian  rupa  sehingga  dapat diketahui bahwa  catatan  barang-barang sesuai  dengan   brang-barang   secara fisik. Kesuaian ini  meliputi  jenisnya,  jumlahnya,  nilainya, spesifikasi, tempatnya digudang, dll.

Dalam menjalankan fungsi Administrasi Pergudangan, Kepala Gudang perlu dibantu oleh sumber daya manusia yang kompeten dan berpengalaman dalam hal administrasi pergudangan, karena kesalahan yang sepele dapat menimbulkan berhentinya operasional produksi, dan mengakibatkan kerugian yang tinggi. PT. Krakatau Jasa Industri telah berupaya untuk mengelola tenaga kerja Administrasi Pergudangan sebagai Outsourcing Jasa Pembantu Produksi yang telah terlatih melalui berbagai pelatihan serta berpengalaman di berbagai industri melalui On The Job Training dan bekerja langsung.

 


Baca Juga :

  1. Pengelolaan Sampah di Kawasan Industri
  2. Slag Baja, Mill Scale, dan PS Ball bukan Limbah B3

Baca Juga

Sertifikasi ISO 9001 adalah suatu standar bertaraf internasional...

PT. Krakatau Jasa Industri melayani jasa sewa (rental) mobil bagi...

Kode  elektroda  atau kawat las digunakan  untuk  mengelompokkan ...

Untuk memudahkan pemilihan dalam penggunaannya setiap Grinding...