Sekretaris di Industri
Artikel Hits: 1475
Sekretaris sebenarnya adalah pembantu dari seorang pimpinan yang menerima pendiktean, menyiapakan surat-menyurat, menerima tamu, memeriksa atau mengingatkan pimpinannya mengenai kewajiban yang sudah dijanjikan, dan melakukan banyak kewajiban lain yang bertujuan meningkatkan efektivitas dari pimpinannya tersebut.
Daftar Isi
Pengertian
Sekretaris adalah orang yang bekerja pada orang lain untuk membantu dalam korespondensi, pekerjaan tulis, mendapatkan informasi dan masalah-masalah lainnya; Pegawai yang ditunjuk oleh masyarakat atau perusahaan atau perserikatan untuk melakukan korespondensi, memelihara warkat-warkat, terutama yang berurusan dengan perusahaannya.
Pengertian sekretaris dari bahasa Indonesia, ensiklopedia bebas menyatakan bahwa Sekretaris adalah sebuah profesi administratif yang bersifat asisten atau mendukung. Gelar ini merujuk kepada sebuah pekerja kantor yang tugasnya ialah melaksanakan perkerjaan rutin, tugas-tugas administratif atau tugas-tugas pribadi dari atasannya. Pekerja atau karyawan ini biasanya melakukan tugas-tugas seperti mengetik, penggunaan komputer dan pengaturan agenda. Mereka biasanya bekerja di belakang meja. Sebagian besar sekretaris adalah wanita.
Tugas Umum Sekretaris
Tugas seorang sekretaris adalah membantu pimpinan dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan teknis, tetapi cukup penting artinya bagi pimpinan. Seorang pimpinan akan sangat memerlukan bantuan sekretaris dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor seperti :
- Menerima tamu;
- Menerima telepon;
- Mengambil dikte dan melatinkan;
- Menyimpan surat.
Tugas Rutin Sekretaris
Tugas rutin Yang dimaksud dengan tugas rutin adalah tugas pekerjaan yang dijumpai dan dikerjakan setiap hari, tanpa mencari atau menunggu waktu khusus dan tanpa menunggu perintah dari pimpinan untuk melakukannya. Tugas rutin biasanya sudah ditentukan dalam uraian tugas atau gambaran tugas (job description) sesuai dengan progam dan prosedur yang telah ditetapkan.
- Membuat surat.
- Menerima dan mengirim surat.
- Mengetik.
- Menerima tamu dan sekaligus membuat perjanjian dengan tamu untuk kepentingan pimpinan.
- Menerima telepon.
- Mengirim faksimile.
- Menerima dikte.
- Menyiapkan rapat pimpinan. i. Menyimpan dan mengatur arsip sesuai dengan sistem kearsipan yang telah ditentukan oleh organisasi atau lembaga yang bersangkutan.
Tugas Insidentil Sekretaris
Merupakan tugas yang tidak selalu tiap hari dilaksanakan oleh sekretaris, tetapi hanya dilaksanakan oleh sekretaris bila ada instruksi khusus dari pimpinan. Jadi, tugas tersebut tidak rutin setiap hari/minggu/bulan, bahkan terkadang tidak tercantum dalam uraian tugas.
Tugas Insidentil Tugas insidentil seorang sekretaris pimpinan meliputi :
1) Tugas atas Inisiatif Sendiri
Tugas atau prakarsa sendiri, merupakan tugas yang dilaksanakan atas inisiatif sendiri, tanpa diminta, disuruh, atau diperintah oleh pimpinannya. Sekretaris melakukan pekerjaan atas pertimbangan sekretaris itu sendiri.
2) Tugas karena instruksi
Tugas yang diberikan langsung oleh pimpinan, karena pimpinan tidak memiliki waktu untuk mengerjakannya sendiri atau karena ada pekerjaan lain yang lebih penting sehingga pekerjaan tersebut diserahkan kepada sekretaris untuk diselesaikan. Kadang-kadang pimpinan menganggap pada bidang-bidang tertentu sekretaris lebih menguasai sehingga ia memberi kepercayaan kepada sekretaris untuk menyelesaikannya.
Tugas Kreatif Sekretaris
Tugas kreatif adalah tugas-tugas yang dilakukan atas inisiatif sendiri tanpa diminta atau diperintah oleh pimpinan. Tugas kreatif merupakan hasil perrtimbangan sekretaris tentang perlu tidaknya sesuatu dikerjakan sehingga dapat membantu meringankan beban pekerjaan pimpinan. Sekretaris harus dapat menemukan sendiri segala sesuatu yang harus dikerjakan.
Walaupun bersifat kreatif, tugas ini harus dibatasi dengan aturan-aturan perusahaan dan persetujuan pimpinan, sehingga tugas ini bisa diterima dan memberikan manfaat bagi pimpinan atau perusahaan. Tugas seorang sekretaris adalah sebagai berikut:
- Membuat perencanaan kerja.
- Menyiapkan perlengkapan kantor yang mendukung pekerrjaan sekretaris.
- Membuat dan menyiapkan formulir (form) yang dibutuhkan seperti telephone message form, disposition form, guest form, dan sebagainya.
- Mencari dan menemukan suatu artikel yang berhubungan dengan usaha yang dijalankan perusahaan baik dari surat kabar, majalah bisnis, internet, atau sumber lainnya. Artikel tersebut tentu saja memberikan manfaat banyak bagi keberhasilan pimpinan dan perusahaan.
Referensi :
- 'Pengetahuan Kesekretarisan; Dra. Ratna Suminar, MM; Universitas Pamulang Tangerang Selatan – Banten
- Reporsitory BSI; Sekretaris; Bina sarana Informatika.
Baca Juga :